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Comment faire parapher ou coter des documents sociaux ?
Selon le type de société, un certain nombre de documents sociaux (procès-verbaux d'assemblées, registre des procès-verbaux) doivent obligatoirement être cotés et paraphés avant leur première utilisation.
La cote correspond à la numérotation des pages d'un livre, d'un registre ou d'un répertoire. Elle a pour objectif d'empêcher la substitution d'une ou plusieurs pages.
Le paraphe, quant à lui, est une signature abrégée faite à une date certaine sur les registres de la société par une autorité compétente. Elle donne un caractère authentique au docuement.
La cote et le paraphe, à eux deux, empêchent toute falsification, c'est-à-dire tout ajout, remplacement ou suppression d'un document ou d'une page dans le registre.
Attention
La cote et le paraphe doivent être apposés sur les documents sociaux avant leur utilisation.
Les documents qui doivent être cotés et paraphés dépendent de la forme juridique de la société :
Société à responsabilité limitée (SARL)
Société à responsabilité limitée (SARL)
SARL (plusieurs associés)
SARL (plusieurs associés)
Le registre des procès-verbaux des décisions prises en assemblée générale par les associés doit obligatoirement être paraphé et coté.
EURL
EURL
Le registre des décisions prises par l'associé unique doit obligatoirement être paraphé et coté.
Société par actions simplifiée (SAS)
Société par actions simplifiée (SAS)
SAS (plusieurs associés)
SAS (plusieurs associés)
Le registre des procès-verbaux des décisions prises en assemblée générale par les associés peut être paraphé et coté, mais ce n'est pas une obligation.
SASU (associé unique)
SASU (associé unique)
Le registre des décisions de l'associé unique peut être paraphé et coté, mais ce n'est pas une obligation.
Société anonyme (SA)
Société anonyme (SA)
SA à conseil d'administration
SA à conseil d'administration
Le registre des procès-verbaux des délibérations du conseil d'administration doit être coté et paraphé.
Les procès-verbaux peuvent également être établis sur des feuilles mobiles numérotées sans discontinuité. Elles doivent être paraphées et contenir le sceau de l'autorité qui les a paraphées.
Le registre des procès-verbaux des délibérations prises par l'assemblée des actionnaires doit également être paraphé et coté.
SA à directoire et conseil de surveillance
SA à directoire et conseil de surveillance
Le registre des procès-verbaux des délibérations du conseil de surveillance doit être coté et paraphé. Les procès-verbaux peuvent également être établis sur des feuilles mobiles numérotées sans discontinuité. Elles doivent être paraphées et contenir le sceau de l'autorité qui les a paraphées.
Le registre des procès-verbaux des délibérations prises par l'assemblée des actionnaires doit également être paraphé et coté.
Société civile
Société civile
Le registre des procès-verbaux des assemblées des associés doit être paraphé et signé. Les procès-verbaux peuvent également être établis sur des feuilles mobiles numérotées sans discontinuité. Elles edoivent être paraphées et contenir le sceau de l'autorité qui les a paraphées.
Le coût varie en fonction de l'autorité qui cote et paraphe le document.
Mairie
Mairie
Faire coter et parapher un document en mairie est gratuit.
Tribunal de commerce et tribunal judiciaire
Tribunal de commerce et tribunal judiciaire
Faire coter et parapher un document coûte environ 3 €, auxquels s'ajoutent les frais d'envoi.
Textes de référence
Code de commerce : articles R221-1 et R222-3SARL
Code de commerce : article R223-26SARL
Code de commerce : article R225-22SA
Code de commerce : article R225-49SA
Code de commerce : article R225-106SA
Code de commerce : article L227-1SAS
Décret n° 78-704 du 3 juillet 1978 : article 45Société civile
Pour faire coter et parapher des documents, il faut se rendre auprès de l'une des autorités suivantes :
Maire ou adjoint au maire
Où s'informer ?
Mairie
Mairie (Site internet)Greffier du tribunal de commerce
Où s'informer ?
Greffe du tribunal de commerce
Greffe du tribunal de commerce (Site internet)Juge du tribunal judiciaire
Où s'informer ?
Tribunal judiciaire
Tribunal judiciaire (Site internet)